Über Atlassian
Atlassian entwickelt Software für Projektarbeit, Aufgabenverfolgung, Wissensmanagement, Serviceprozesse und Zusammenarbeit. Zu den bekannten Angeboten gehören Jira, Confluence, Jira Service Management und Trello. Ein gemeinsames Konto macht diese Produkte jedoch nicht zu einem einzigen Dienst: Funktionen, Datenmodelle, Berechtigungen, Tarife und Administrationsoberflächen unterscheiden sich. Vor einer Einführung sollte festgelegt werden, welches Problem mit welchem Produkt gelöst wird, wer Verantwortung trägt und welche externen Personen Zugriff erhalten. Eine kostenlose oder zeitlich begrenzte Variante kann andere Nutzergrenzen, Speicherwerte oder Verwaltungsfunktionen haben als ein bezahlter Tarif. Verbindlich sind die aktuell angezeigte Produktseite, Bestellung und Vertragsdokumentation.
In der Cloud können Organisation, Site, Produkt, Gruppe, Projekt und Bereich gleichzeitig eine Rolle spielen. Organisationsadministratoren, Site-Administratoren, Produktadministratoren und Abrechnungsverantwortliche besitzen nicht automatisch dieselben Rechte. Berechtigungen sollten nicht allein anhand eines Rollennamens angenommen, sondern mit Testkonten und einer dokumentierten Matrix überprüft werden. Kritische Verwaltungsrechte gehören nicht dauerhaft in nur ein persönliches Konto. Bei Eintritt, Wechsel und Austritt von Mitarbeitern braucht es ein geregeltes Verfahren für Gruppen, Eigentümerschaft, API-Token und verbundene Konten. Öffentliche Links, Gäste, anonyme Zugriffe und Benachrichtigungen sind regelmäßig zu kontrollieren, besonders wenn Kunden-, Personal- oder Sicherheitsdaten verarbeitet werden.
Bei Vertrag und Abrechnung sind Besteller, Vertragspartner, Abrechnungskonto, Produkt, Laufzeit, Nutzerzahl, Währung und Verlängerungsdatum zu unterscheiden. Das Entfernen einer App oder einzelner Nutzer beendet nicht zwingend das gesamte Abonnement. Änderungen der Nutzerzahl oder des Tarifs können zeitanteilig, zum nächsten Zeitraum oder nach anderen Regeln berechnet werden. Wer über einen Vertriebspartner gekauft hat, muss Rechnungs- und Verlängerungsfragen möglicherweise dort klären. Vor einer Änderung sollte die erwartete Auswirkung in der Administrationsoberfläche gelesen und anschließend durch Bestätigung und Rechnung kontrolliert werden. Preise, Rabatte und Rückerstattungsmöglichkeiten können von Produkt, Region, Vertragsart und Kaufweg abhängen.
Apps aus dem Atlassian Marketplace stammen teils von unabhängigen Anbietern. Sie können eigene Preise, Supportwege, Datenschutzbestimmungen und Zugriffsrechte besitzen. Vor einer Installation werden Anbieter, benötigte Berechtigungen, verarbeitete Daten, externer Datentransfer, Nutzerzählung, Kündigung und Löschung geprüft. Eine Erweiterung sollte zunächst in einer geeigneten Testumgebung mit möglichst kleinen Rechten erprobt werden. Auch Automationen, Webhooks und API-Token können Informationen nach außen übertragen oder Änderungen in großer Zahl auslösen. Für produktive Integrationen braucht es einen Verantwortlichen, eine Bestandsliste, Ablaufdaten für Geheimnisse und ein Verfahren, um den Zugriff bei einem Vorfall schnell zu sperren.
Atlassian veröffentlicht im Trust Center und in Sicherheitsdokumenten Informationen zu Kontrollen, Zertifizierungen, Datenresidenz und Betriebsmaßnahmen. Eine allgemeine Aussage über Sicherheit ersetzt jedoch keine Prüfung des eigenen Tarifs, Produkts und Kontexts. Datenresidenz, Sicherung, Aufbewahrung, Export, Verschlüsselung, Protokolle und Wiederherstellung können unterschiedlichen Bedingungen unterliegen. Unternehmen in Deutschland müssen außerdem eigene rechtliche Pflichten, interne Richtlinien und Verträge berücksichtigen. Vor der Verarbeitung besonderer oder regulierter Daten werden Auftragsverarbeitung, Unterauftragsverarbeiter, Speicherorte und technische Einstellungen geprüft. Aussagen aus älteren Blogbeiträgen sollten nicht ungeprüft auf die aktuelle Cloud-Architektur übertragen werden.
Migrationen zwischen Server-, Data-Center- und Cloud-Umgebungen oder zwischen zwei Cloud-Sites benötigen Planung. Nicht jedes Feld, jede App, jeder Workflow und jede Berechtigung wird identisch übernommen. Vor dem Umschalten werden Umfang, Kompatibilität, Testlauf, Wartungsfenster, Verantwortlichkeiten, Rückfalloption und Nutzerkommunikation festgelegt. Exporte sind auf Vollständigkeit und Lesbarkeit zu testen, nicht nur zu erzeugen. Bei einer Störung helfen Produktname, Cloud-URL, Zeit mit Zeitzone, betroffene Nutzer, Schritte, Fehlermeldung und kürzlich vorgenommene Änderung. Screenshots für den Support müssen Kundennamen, E-Mail-Adressen, Tickets, Token und andere vertrauliche Angaben soweit möglich verdecken.
Das Atlassian-Konto und die zugehörige E-Mail-Adresse benötigen starke, unterschiedliche Zugangsdaten. Mehrstufige Anmeldung, zentrale Identitätsverwaltung und Richtlinien können je nach Produkt und Tarif verfügbar sein. Unerwartete Hinweise zu Rechnungsproblemen oder Kontosperren werden geprüft, indem atlassian.com oder id.atlassian.com direkt geöffnet wird. Passwörter, Wiederherstellungscodes und API-Token werden nie per Chat weitergegeben. Eine hilfreiche Bewertung nennt Produkt, Tarif, Teamgröße und Nutzungsdauer und trennt Einführung, Rechte, Suche, Benachrichtigungen, Integrationen, Leistung, Abrechnung und Support. Produktnamen, Preise, Funktionen und Bedingungen ändern sich; für eine aktuelle Entscheidung gelten die deutsche Produktseite, Administration, Bestellung, Rechtsdokumente und offiziellen Supportinformationen.